自8月18日开始，气象部门发布强台风信息：台风“圣帕”在沿海登陆，即将进入内陆。19日下午4点半，湘永公司紧急召开了由各矿党政负责人参加的防洪会议，要求各矿动员起来，做好防洪准备。晚上9点半，在铜角湾矿行政会议室召开了矿级领导和两办人员参加的防洪防汛会议，确定了各分管领导责任，启动了应急预案，会议一直持续到晚上11点半。